Arbeitszeugnisse spielen eine entscheidende Rolle im beruflichen Fortkommen, da sie potenziellen Arbeitgebern einen Einblick in die bisherigen Leistungen und das Verhalten eines Bewerbers geben. In Deutschland ist die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses nicht nur eine gängige Praxis, sondern auch gesetzlich verankert. Ob bei einem Jobwechsel oder der Bewerbung auf eine neue Stelle, ein professionell formuliertes Arbeitszeugnis kann oft den entscheidenden Unterschied machen. In diesem Blogpost erkläre ich, wie ein solches Zeugnis aufgebaut ist und welche Inhalte es enthalten sollte, um sowohl den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen als auch dem ehemaligen Mitarbeiter gerecht zu werden.
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Grundlagen von Arbeitszeugnissen
Arbeitszeugnisse gibt es in zwei Hauptformen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Ein einfaches Arbeitszeugnis beschränkt sich auf die Darstellung von Art und Dauer der Beschäftigung. Es wird meistens dann ausgestellt, wenn der Arbeitnehmer dies wünscht oder wenn das Arbeitsverhältnis von kurzer Dauer war. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hingegen gibt nicht nur Auskunft über die Art und Dauer der Beschäftigung, sondern bewertet auch die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers im Unternehmen.
Struktur eines professionellen Arbeitszeugnisses
Ein professionelles Arbeitszeugnis folgt in der Regel einer klaren Struktur, die es dem Leser ermöglicht, sich schnell einen Überblick über die Fähigkeiten und die berufliche Laufbahn des Arbeitnehmers zu verschaffen. Hier sind die Kernbestandteile eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:
- Überschrift: In der Regel wird einfach „Arbeitszeugnis“ oder „Qualifiziertes Arbeitszeugnis“ verwendet.
- Einleitungssatz: Hier werden das Arbeitsverhältnis und die Personalien des Mitarbeiters kurz beschrieben, einschließlich des Beginns und des Endes der Beschäftigung.
- Beschreibung der Position und Aufgaben: Es folgt eine genaue Beschreibung der Position, die der Arbeitnehmer innehatte, sowie der Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten.
- Bewertung der Leistung: Die Leistung des Arbeitnehmers wird detailliert bewertet, wobei häufig eine Skala von „stets zur vollsten Zufriedenheit“ (sehr gut) bis „zur Zufriedenheit“ (ausreichend) verwendet wird.
- Bewertung des Sozialverhaltens: Das Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und ggf. Kunden wird ebenso beurteilt.
- Schlussformulierung: Das Zeugnis endet mit einer Danksagung, guten Wünschen für die Zukunft oder einer Bedauernsformel über das Ausscheiden des Mitarbeiters.
- Datum und Unterschrift: Das Zeugnis wird mit Ort, Datum und der handschriftlichen Unterschrift des Arbeitgebers oder des direkten Vorgesetzten abgeschlossen.
Wichtige Inhalte, die nicht fehlen dürfen
Neben der Struktur sind die Inhalte eines Arbeitszeugnisses entscheidend für dessen Aussagekraft. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die in einem Arbeitszeugnis enthalten sein sollten:
- Detaillierte Aufgabenbeschreibung: Es ist wichtig, dass das Zeugnis eine klare und umfassende Liste der Tätigkeiten enthält, die der Arbeitnehmer während seiner Beschäftigung ausgeführt hat. Dies hilft potenziellen neuen Arbeitgebern, die Fähigkeiten und Erfahrungen des Kandidaten besser zu verstehen.
- Leistungsbeurteilung: Die Leistung sollte konkret und nachvollziehbar bewertet werden. Phrasen wie „hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ sind in Deutschland gängig und signalisieren eine sehr gute Leistung.
- Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten: Auch das Sozialverhalten muss positiv dargestellt werden, sollte jedoch realistisch und authentisch bleiben.
- Besondere Erfolge oder Projekte: Besonders hervorzuheben sind individuelle Erfolge oder die Beteiligung an wichtigen Projekten, da diese die Kompetenzen und den Beitrag des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg unterstreichen.
- Gründe für das Ausscheiden: Falls relevant, kann auch der Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses genannt werden, allerdings nur, wenn dies für den Arbeitnehmer vorteilhaft ist.
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Tipps für das Verfassen eines Arbeitszeugnisses
Das Verfassen eines professionellen Arbeitszeugnisses kann eine Herausforderung sein, besonders wenn es darum geht, eine ausgewogene und gerechte Bewertung zu formulieren. Hier sind einige praktische Tipps, die beim Schreiben helfen können:
Verwenden Sie klare und präzise Sprache: Vermeiden Sie vage oder mehrdeutige Formulierungen, die zu Missverständnissen führen können. Seien Sie konkret, sowohl bei der Beschreibung der Aufgaben als auch bei der Leistungsbeurteilung.
Bleiben Sie objektiv und fair: Das Zeugnis sollte eine objektive Darstellung der Leistungen und des Verhaltens des Mitarbeiters sein. Persönliche Meinungen oder Emotionen haben hier keinen Platz.
Achten Sie auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen: Das Zeugnis muss wahrheitsgetreu sein und darf den Arbeitnehmer nicht in seinem weiteren Berufsweg behindern. Eine wohlwollende Formulierung ist dabei essenziell.
Verwenden Sie branchenübliche Codes: In manchen Branchen oder Berufsfeldern gibt es spezielle Codes oder Formulierungen, die üblich sind. Informieren Sie sich darüber, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Lassen Sie das Zeugnis gegenlesen: Bevor das Zeugnis ausgehändigt wird, sollte es von einer weiteren Person (z.B. aus der Personalabteilung oder einem anderen Vorgesetzten) gelesen werden. Dies kann helfen, Fehler oder unklare Formulierungen zu erkennen und zu korrigieren.
Seien Sie vollständig: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aspekte der Tätigkeit und des Verhaltens des Mitarbeiters abgedeckt sind. Ein vollständiges Bild der beruflichen Laufbahn und Leistungen im Unternehmen ist für den Arbeitnehmer von Vorteil.
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Formulierungen in Arbeitszeugnissen: Was zu vermeiden und was zu bevorzugen ist
Die Formulierung eines Arbeitszeugnisses muss sorgfältig gewählt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und den Arbeitnehmer nicht unbewusst zu benachteiligen. Hier erläutere ich, welche Phrasen und Formulierungen Sie vermeiden sollten und welche sich empfehlen, um ein professionelles und aussagekräftiges Arbeitszeugnis zu erstellen.
Zu vermeidende Formulierungen
- Vage oder doppeldeutige Aussagen: Phrasen wie „hat sich bemüht, die Erwartungen zu erfüllen“ oder „hat mit großem Interesse an den Aufgaben gearbeitet“ können als mangelnde Kompetenz oder unzureichende Leistung interpretiert werden. Solche Formulierungen lassen auf Probleme schließen und sollten vermieden werden.
- Übertrieben kurze oder fehlende Leistungsbeschreibung: Wenn die Beschreibung der Aufgaben oder der Leistung sehr kurz ausfällt, kann das darauf hindeuten, dass die Leistungen nicht den Erwartungen entsprachen. Dies sollte vermieden werden, indem man konkrete und umfassende Beschreibungen gibt.
- Fehlende Positivität in der Schlussformulierung: Schlussformulierungen wie „wir wünschen ihm für die Zukunft Erfolg“ ohne die übliche Ergänzung „weiterhin“ können so wirken, als habe der Arbeitnehmer bisher keinen Erfolg gehabt.
Zu bevorzugende Formulierungen
- Präzise und positive Leistungsbeurteilungen: Statt „hat die ihm übertragenen Aufgaben zur Zufriedenheit erledigt“ sollte besser „hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ verwendet werden. Solche Formulierungen signalisieren eine überdurchschnittliche Bewertung und sind klar in ihrer Aussage.
- Konkrete Beschreibungen von Fähigkeiten und Erfolgen: Anstatt allgemeine Aussagen zu treffen, sollten spezifische Kompetenzen und erreichte Erfolge benannt werden, wie z.B. „hat durch ihre kreativen Marketingstrategien maßgeblich zur Steigerung der Markenbekanntheit beigetragen“.
- Wohlwollende Schlussformulierung mit Dank und guten Wünschen für die Zukunft: Eine Formulierung wie „Wir danken Herrn Müller für die hervorragende Zusammenarbeit und bedauern sein Ausscheiden sehr. Wir wünschen ihm für seine berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“ zeigt sowohl Wertschätzung als auch Positivität.
Zusätzliche Tipps
- Einheitlichkeit in der Sprache: Achten Sie darauf, dass das gesamte Zeugnis in einer einheitlichen, professionellen Sprache verfasst ist. Wechsel in der Formulierungsweise können Irritationen hervorrufen oder als Unsicherheit interpretiert werden.
- Passive versus aktive Formulierungen: Aktive Formulierungen („hat erfolgreich durchgeführt“) sind meist wirkungsvoller als passive („wurden durchgeführt“), da sie direkt auf den Arbeitnehmer als handelnde Person verweisen.
Die sorgfältige Auswahl der Formulierungen in einem Arbeitszeugnis kann entscheidend dazu beitragen, die beruflichen Chancen des Mitarbeiters zu verbessern und eine gerechte Bewertung sicherzustellen.
Zusammenfassung
Arbeitszeugnisse sind ein wichtiger Bestandteil der beruflichen Dokumentation und können erheblichen Einfluss auf die Karrierechancen eines Individuums haben. Ein gut strukturiertes und sorgfältig formuliertes Arbeitszeugnis spiegelt nicht nur die Fähigkeiten und Leistungen eines Mitarbeiters wider, sondern dient auch als Schlüsselwerkzeug für die Zukunft. Es lohnt sich daher, die Zeit und Mühe zu investieren, um sicherzustellen, dass das Zeugnis professionell verfasst ist und den Mitarbeiter in einem positiven Licht darstellt.
FAQ:
- Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält Informationen über die Art und Dauer der Tätigkeit. Es beschränkt sich auf Fakten ohne Bewertung der Leistung oder des Verhaltens des Arbeitnehmers. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hingegen bietet eine detaillierte Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers, zusätzlich zu den Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung.
In Deutschland ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, auf Anfrage ein Arbeitszeugnis auszustellen, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Der Arbeitnehmer muss jedoch aktiv ein Zeugnis anfordern; es wird nicht automatisch ausgestellt.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte folgende Informationen enthalten: Personalien des Arbeitnehmers, genaue Beschreibung der Position und der Hauptaufgaben, Bewertung der Leistung, Bewertung des Sozialverhaltens sowie eine Schlussformulierung mit Danksagung und Wünschen für die Zukunft. Ein korrektes Datum und die Unterschrift des Arbeitgebers oder des Vorgesetzten sind ebenfalls erforderlich.
Ein Arbeitszeugnis sollte wohlwollend formuliert sein und darf die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren. Negative Aspekte dürfen nur dann erwähnt werden, wenn sie objektiv nachvollziehbar und für das berufliche Profil des Arbeitnehmers relevant sind. Sie müssen jedoch so formuliert werden, dass sie das weitere Berufsleben des Arbeitnehmers nicht benachteiligen.
Es gibt keine gesetzliche Frist für die Anforderung eines Arbeitszeugnisses nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Es wird jedoch empfohlen, das Zeugnis zeitnah nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen anzufordern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Leistungen und Verhaltensweisen noch präsent und dokumentierbar sind.
